CHAPTER 11 (PRACTICE)

복잡한 업무 자동화하기

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— 여러 서비스를 블록처럼 연결하면, 24 시간 자동으로 일합니다 —
활용 도구: n8n·Zapier·Make (설치/가입 필요)

강의 실습 개요

실습 도구 n8n, Zapier 또는 Make (시각적 자동화 툴)

실습 목표 교안의 자동화 4단계(트리거 → AI 처리 → 실행 → 알림) 공식을 활용하여, 내 업무와 전공에서 매일 반복되는 수작업을 자동화하는 워크플로우를 설계하고 구현하기

💡 핵심 포인트

처음부터 ‘코딩’이라고 생각하지 않으셔도 됩니다. 이 수업에서는 코딩 없이, 마우스로 블록을 이어 붙이는 방식으로 진행됩니다. 레고 블록을 조립하듯이 아래 순서로 생각해보시면 훨씬 쉽습니다:

👉 트리거: 언제 시작할까?
👉 AI 처리: 무엇을 시킬까?
👉 실행/알림: 결과를 어디로 보낼까?

수업에서는 이 흐름을 바로 컴퓨터로 만들기 전에, 먼저 종이에 간단히 그려보는 실습을 하게 됩니다. 이 과정을 한번 해보시면, “아, 이렇게 만드는 거구나” 하고 훨씬 쉽게 이해되실 겁니다.

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제 1 부. 대학 직원을 위한 맞춤 실습 10선

(대상: 학사/교무/재정/행정/인사/홍보 등 대학 행정 업무 담당자)
교직원분들은 매일 쏟아지는 학생 문의 분류, 서류 취합, 타 부서 알림 등 '복사-붙여넣기'와 '전달' 업무가 많습니다. 이를 자동화하면 단순 반복 작업에서 해방되어 기획 업무에 집중할 수 있습니다.

실습 01 [학사/교무] 학생 문의 메일 자동 분류 및 답변 초안 작성

① 트리거(시작): 학사지원팀 대표 구글 메일(Gmail)로 새 메일이 수신됨
② AI 처리(판단): AI가 메일 내용을 읽고 문의 카테고리(휴학/복학/수강신청/졸업 등)를 자동 분류하고, 학칙을 기반으로 답변 초안을 작성함
③ 실행(작업): 구글 시트(학생 문의 대장)에 날짜, 발신자, 카테고리, 요약 내용을 새 행으로 추가함

▸ ④ 알림(전달):
학사팀 슬랙(Slack) 채널로 분류된 문의와 답변 초안을 전송하여, 담당자가 확인 후 바로 보낼 수 있게 함

실습 02 [인사/총무] 교직원 채용 지원서 요약 및 데이터베이스화

① 트리거(시작): 지원자가 입사 지원 폼(Google Forms/Typeform)을 제출함
② AI 처리(판단): AI가 첨부된 이력서/자기소개서 텍스트를 읽고, 핵심 역량 키워드 3가지와 주요 경력을 3줄로 요약함
③ 실행(작업): 노션(Notion)의 '채용 관리 데이터베이스'에 지원자 프로필 페이지를 자동 생성하고 AI 요약본을 기록함

▸ ④ 알림(전달):
인사팀 채널에 "새로운 지원서가 접수되었습니다" 알림을 보냄

실습 03 [시설/안전] 교내 시설물 고장 신고 긴급도 자동 판별

① 트리거(시작): 학생이 카카오톡 채널이나 접수 링크로 시설물 고장(누수, 파손 등)을 접수함
② AI 처리(판단): AI가 내용을 분석하여 '긴급도(상/중/하)'를 판별함 (예: '불이 났다', '물이 샌다'는 '상', '전구가 나갔다'는 '하')
③ 실행(작업): 긴급도가 '상'일 경우, 즉시 우선순위 작업 지시서(PDF)를 생성함

▸ ④ 알림(전달):
시설관리팀장과 담당 영선 기사의 업무용 메신저(Teams)로 강력한 긴급 알림을 즉시 발송함

실습 04 [홍보/대외] 매일 아침 우리 대학 언론 보도 클리핑 자동화

① 트리거(시작): 매일 아침 8시가 됨 (스케줄 트리거)
② AI 처리(판단): AI가 네이버 뉴스 RSS 피드에서 '우리 대학 이름'이 들어간 최신 기사들을 수집한 뒤, 긍정/부정 이슈를 분석하고 3줄 요약본을 만듦
③ 실행(작업): 구글 문서(Docs)에 '일일 언론보도 브리핑' 양식으로 자동 포맷팅함

▸ ④ 알림(전달):
총장실 및 홍보팀 이메일로 완성된 문서를 자동 발송함

실습 05 [예산/재정] 지출결의서 영수증 내역 자동 판독 시스템

① 트리거(시작): 조교나 직원이 특정 구글 드라이브 폴더에 영수증 사진(JPG, PDF)을 업로드함
② AI 처리(판단): AI(Vision)가 영수증 이미지를 읽어 결제 일시, 가맹점명, 금액을 추출하고 심야 시간 결제나 주류 결제 여부를 판단함
③ 실행(작업): 지출결의 내역 구글 시트에 추출된 데이터를 자동으로 기입함

▸ ④ 알림(전달):
규정 위반이 의심되는 결제 건에 대해서만 재무팀 담당자에게 알림을 보냄

실습 06 [국제/교류] 외국인 유학생 공지사항 자동 다국어 번역 및 배포

① 트리거(시작): 국제교류처 직원이 한국어 공지사항 초안을 노션(Notion)에 작성하고 '완료' 상태로 변경함
② AI 처리(판단): AI가 공지사항의 어조를 다듬고, 영어(English)와 중국어(Chinese)로 각각 번역함
③ 실행(작업): 번역된 내용으로 홈페이지 관리자 시스템(또는 워드프레스)에 임시 저장 글로 생성함

▸ ④ 알림(전달):
담당자 이메일로 "다국어 번역본이 생성되었습니다. 검토 후 발행해주세요" 링크를 전달함

실습 07 [기획/평가] 타 대학 벤치마킹 우수 사례 수집 자동화

① 트리거(시작): 관심 있는 타 대학의 공식 블로그나 교육부 보도자료에 새 글이 올라옴(RSS/웹훅 감지)
② AI 처리(판단): AI가 우리 대학의 발전계획(예: AI 융합교육, ESG 캠퍼스)과 관련이 높은 내용인지 적합성을 판단함
③ 실행(작업): 관련성이 높은 경우, 핵심 아이디어만 요약하여 부서 공용 에버노트(Evernote)에 저장함

▸ ④ 알림(전달):
매주 금요일 오후 4시에, 일주일간 모인 사례들을 모아 주간 인사이트 리포트로 슬랙에 발송함

실습 08 [총무/행정] 부서 회의록 자동 생성 및 업무 할당

① 트리거(시작): 주간 회의 음성 녹음 파일이나 회의 메모가 폴더에 업로드됨
② AI 처리(판단): AI가 회의 내용을 텍스트로 변환(Whisper 등)하고, 논의된 '결정 사항'과 부서원별 '다음 할 일(Action Item)'을 추출함
③ 실행(작업): 구글 캘린더나 업무 툴(Trello, Asana 등)에 각 담당자별로 할 일을 자동 등록함

▸ ④ 알림(전달):
회의 참석자 전원에게 이메일로 "주간 회의록 및 배정된 업무"를 깔끔하게 요약하여 보냄

실습 09 [입학/학생] 행사 신청자 확인 및 맞춤형 리마인더 발송

① 트리거(시작): 신입생 오리엔테이션이나 취업 캠프 신청 구글 폼이 제출됨
② AI 처리(판단): AI가 신청자의 전공(인문/예체능/이공계)을 인식하여 각 전공에 맞는 맞춤형 환영 인사말과 준비물 안내 문구를 생성함
③ 실행(작업): 이메일 발송 툴(Mailchimp 등) 주소록에 자동 추가함

▸ ④ 알림(전달):
행사 시작 하루 전, AI가 생성한 맞춤형 안내 메일 및 SMS를 신청자에게 자동 발송함

실습 10 [취업/진로] 취업 성공 후기/인터뷰 자동 포맷팅

① 트리거(시작): 졸업생이 '취업 성공 수기 인터뷰' 텍스트를 이메일로 회신함
② AI 처리(판단): AI가 두서없는 인터뷰 글을 후배들이 읽기 좋게 '지원 동기', '준비 과정', '합격 팁' 3단락의 카드뉴스용 문구로 정제함
③ 실행(작업): 구글 슬라이드나 미리캔버스의 '취업 수기 템플릿'에 텍스트를 자동 배치함(문서 생성)

▸ ④ 알림(전달):
대학 취업지원센터 게시판 관리자에게 최종 승인 요청 메시지를 보냄

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제 2 부. 학부생을 위한 맞춤 실습 10선

(대상: 인문/사회/경영/경제/통계/호텔/미술 등 비전공 학부생)
학부생들은 자료 조사, 공모전 트렌드 수집, 조별 과제 관리, 취업 공고 확인 등 챙겨야 할 정보가 너무 많습니다. 자동화를 통해 '나만의 AI 개인비서'가 나 대신 자료를 스크랩하고 알림을 주도록 설계할 수 있습니다.

실습 11 [경영/경제] 경쟁사 마케팅 사례 및 뉴스 자동 스크랩

① 트리거(시작): 마케팅 공모전을 준비하는 특정 브랜드(예: 나이키, 애플)의 새 기사가 구글 알리미(Google Alerts)에 뜸
② AI 처리(판단): AI가 기사에서 '마케팅 캠페인', '신제품 출시', '매출'과 관련된 핵심 전략만 3줄로 요약함
③ 실행(작업): 팀원들이 공유하는 노션(Notion) '경쟁사 분석' 데이터베이스에 요약본과 링크를 추가함

▸ ④ 알림(전달):
조별 과제 단톡방(디스코드 또는 슬랙)에 실시간으로 공유함

실습 12 [통계/데이터] 경제 지표 변동 자동 감지 및 보고

① 트리거(시작): 매일 오전 9시 (스케줄 트리거)
② AI 처리(판단): AI가 한국은행이나 통계청의 특정 지표(예: 금리, 소비자물가지수)를 확인하고 전일 대비 변동폭을 분석하여 인사이트를 도출함
③ 실행(작업): 구글 시트에 일자별 지표를 누적 기록하여 차트를 자동 업데이트함

▸ ④ 알림(전달):
변동폭이 클 경우(예: 주가 폭락 등), 내 텔레그램(Telegram)으로 "⚠ 거시경제 주요 변동 알림"을 전송함

실습 13 [인문/사회] 논문 및 전공 서적 자동 서지 정리(아카이빙)

① 트리거(시작): 읽어야 할 PDF 논문을 구글 드라이브 '논문 보관함' 폴더에 드래그하여 넣음
② AI 처리(판단): AI가 PDF의 제목, 저자, 초록(Abstract)을 읽고 한글로 5줄 이내로 핵심을 요약함
③ 실행(작업): 구글 시트(문헌 정리표)에 저자, 연도, 링크, AI 요약본을 APA 인용 양식에 맞춰 자동 입력함

▸ ④ 알림(전달):
"새로운 논문 리뷰가 정리되었습니다"라고 알림

실습 14 [호텔/관광] 글로벌 환대산업 트렌드 자동 번역 구독

① 트리거(시작): 해외 유명 호텔 전문 매체(Skift 등)에 새로운 영문 아티클이 올라옴(RSS 감지)
② AI 처리(판단): AI가 영문 기사를 한국어로 번역하고, 호텔 트렌드와 관련된 시사점 3가지를 추출함
③ 실행(작업): 개인 에버노트(Evernote)나 블로그에 임시 글로 저장함

▸ ④ 알림(전달):
주 1회, 일주일간 수집된 트렌드를 모아 나만의 '호텔 트렌드 뉴스레터' 형태로 이메일로 수신함

실습 15 [미술/디자인] 레퍼런스 이미지 자동 태깅 및 포트폴리오 관리

① 트리거(시작): 핀터레스트(Pinterest)나 드라이브에 영감을 받은 레퍼런스 이미지를 저장함
② AI 처리(판단): AI(Vision)가 이미지를 분석하여 컬러 팔레트, 디자인 스타일, 주제(미니멀, 타이포그래피 등) 태그를 자동 생성함
③ 실행(작업): 에어테이블(Airtable)이나 노션 갤러리에 이미지와 분석된 태그를 함께 저장하여 검색하기 쉽게 분류함

▸ ④ 알림(전달):
특별한 알림 없이 아카이빙 용도로 자동화

실습 16 [취업/공통] 나만의 맞춤형 채용 공고 필터링 및 알림

① 트리거(시작): 채용 사이트(잡코리아, 사람인 등) 특정 직무 게시판에 새 글이 올라옴
② AI 처리(판단): AI가 공고의 '우대사항'과 '자격요건'을 읽고, 나의 이력서(미리 입력해둔 내 스펙)와 매칭률(%)을 계산함
③ 실행(작업): 매칭률이 70% 이상인 공고만 트렐로(Trello)의 '지원할 곳' 보드에 카드로 생성함

▸ ④ 알림(전달):
즉시 지원할 수 있도록 카카오톡 내게 보내기(또는 이메일)로 알림 전송

실습 17 [어학/교양] 매일 나만의 영단어/회화장 자동 생성

① 트리거(시작): 브라우저 확장 프로그램(포켓 등)을 이용해 읽기 어려운 영어 기사를 북마크함
② AI 처리(판단): AI가 기사 내용 중 토익/토플 수준의 어려운 영단어 10개를 추출하고, 한글 뜻과 기사 속 예문을 함께 정리함
③ 실행(작업): 구글 시트(나만의 단어장)에 단어, 뜻, 예문을 자동 입력함(또는 암기 앱 Quizlet 형식으로 저장)

▸ ④ 알림(전달):
매일 밤 10시, 오늘 수집한 단어 10개를 퀴즈 형태로 이메일 발송함

실습 18 [조별과제/공통] 조별 과제 마감일 자동 독촉(리마인더) 비서

① 트리거(시작): 노션(Notion)에 작성한 각 조원별 업무 마감일이 '2일 전'으로 다가옴
② AI 처리(판단): AI가 해당 조원이 맡은 업무(예: 자료 조사, PPT 디자인)에 맞추어 친절하지만 단호한 독려 메시지를 생성함
③ 실행(작업): 메시지 발송 툴과 연동하여 발송 대기 상태로 둠

▸ ④ 알림(전달):
조별 과제 디스코드나 슬랙 채널에 "@OOO님, [자료 조사] 마감이 2일 남았습니다! 파이팅!" 메시지를 자동 전송함

실습 19 [사회/미디어] 설문조사 결과 주관식 응답 자동 감성 분석

① 트리거(시작): 논문이나 과제를 위해 뿌린 구글 폼 설문조사에 누군가 '주관식 응답'을 남김
② AI 처리(판단): AI가 장문의 주관식 응답을 분석하여 긍정/부정/중립 감성을 평가하고 핵심 키워드를 추출함
③ 실행(작업): 구글 시트의 설문 응답 옆 칸에 [감성: 긍정], [키워드: 편리함, 가격]을 자동 채워 넣음

▸ ④ 알림(전달):
응답자 수가 100명이 달성되는 순간, 전체 결과 요약 리포트를 이메일로 받음

실습 20 [일상/개인] "좋은 아침입니다" 개인 맞춤형 모닝 브리핑

① 트리거(시작): 매일 아침 7시 (기상 시간)
② AI 처리(판단): AI가 오늘의 날씨 API, 구글 캘린더의 오늘 수업/과제 일정, 나의 관심사(예: IT 트렌드) 최신 기사 1개를 수집하여, 아침 라디오 DJ처럼 활기찬 응원 메시지를 작성함
③ 실행(작업): 메시지 포맷팅 완성

▸ ④ 알림(전달):
잠에서 깰 때쯤 카카오톡(또는 텔레그램)으로 나만을 위한 모닝 브리핑 알림을 받음