Chapter 1 에서 AI 에게 글을 쓰게 했고, Chapter 2 에서 이미지를, Chapter 3 에서 영상을, Chapter 4 에서 발표자료를 만들게 했고, Chapter 5 에서는 에이전트에게 심층 분석까지 시켰습니다. 매번 좋은 결과를 얻었지만, 한 가지 불편한 점을 느끼셨을 겁니다.
"대화를 시작할 때마다 내가 누구인지, 어떤 업무를 하는지, 어떤 형식으로 답변해줘야 하는지를 반복해서 설명해야 한다."
Chapter 1 에서 배운 프롬프트 4 요소(역할·맥락·조건·형식)를 매번 처음부터 입력하는 것은 꽤 번거로운 일입니다. 학사팀 직원은 매번 "나는 학사팀 직원이야, 졸업요건 관련 질문인데, 표 형식으로…"라고 써야 하고, 호텔경영학과 학생은 매번 "나는 호텔경영학과 3 학년이야, 과제인데…"라고 써야 합니다.
이번 장에서는 이 반복을 한 번에 해결합니다. "AI 비서"를 설정하면, 나의 역할·업무 맥락·원하는 답변 스타일을 한 번만 등록해 두고, 이후에는 질문만 던지면 됩니다. 비서가 나를 이미 알고 있으니까요.
먼저 "AI 비서"가 무엇인지, 왜 필요한지부터 짚어보겠습니다. 핵심은 단 하나입니다: "반복 입력을 없앤다."
Chapter 1~5 를 따라오면서, 여러분은 이미 프롬프트를 꽤 잘 쓸 수 있게 되었습니다. 하지만 매번 새로운 대화를 시작할 때마다 겪는 불편함이 있습니다.
| 불편한 점 | 구체적 상황 |
|---|---|
| ① 매번 역할을 다시 설명 | "나는 경희대 학사팀 직원이야" "나는 호텔경영학과 3 학년이야" → 대화를 시작할 때마다 처음부터 입력 |
| ② 매번 답변 스타일을 재지정 | "한국어로, 표 형식으로, 500 자 이내로" → 원하는 형식을 매번 다시 알려줘야 함 |
| ③ 이전 대화의 맥락을 기억 못함 | 어제 했던 대화를 AI 가 기억하지 못해 → 오늘 다시 처음부터 설명 시작 |
| ④ 같은 유형의 업무를 반복 시작 | 회의록 정리, 공문서 초안 등 매번 같은 유형인데 매번 처음부터 프롬프트 작성 |
이 네 가지 불편함의 공통 원인은 하나입니다: AI 가 "나"를 모른다는 것. 매번 새 대화를 시작하면, AI 입장에서는 처음 만나는 사람과 대화하는 것과 같습니다.
"AI 비서"를 설정하면 이 모든 불편함이 한 번에 해결됩니다.
| 불편한 점 | AI 비서로 해결 |
|---|---|
| 매번 역할 설명 | 나의 역할·직위·전공을 한 번만 등록하면 이후 모든 대화에서 자동으로 기억 |
| 매번 스타일 재지정 | 원하는 답변 형식·어조·분량을 기본값으로 저장 |
| 맥락 기억 못함 | 업무 맥락을 미리 입력해두면 매번 자동으로 반영 |
| 반복 업무 처음부터 | 동일 유형 업무를 일관된 품질로 즉시 처리 |
AI 비서의 작동 원리는 세 단계로 매우 간단합니다.
| 단계 | 할 일 | 비유 |
|---|---|---|
| Step 1. 맥락 작성 | 나의 역할·업무 내용·선호하는 답변 스타일을 텍스트로 작성 |
인수인계 문서를 작성하는 단계 |
| Step 2. 비서에 등록 | 작성한 맥락을 AI 비서 설정에 등록(저장) |
문서를 비서에게 건네주는 단계 |
| Step 3. 자동 반영 | 이후 모든 대화에서 AI 가 저장된 맥락을 자동 참고 |
비서가 문서를 숙지하고 알아서 일하는 단계 |
이것이 전부입니다. 코딩이 필요하지 않습니다. 복잡한 설정 화면을 다룰 필요도 없습니다. 텍스트를 작성해서 저장하는 것, 그것만으로 나만의 AI 비서가 만들어집니다.
실제로 얼마나 달라지는지, 같은 질문을 비서 설정 전과 후로 비교해 보겠습니다.
| 구분 | 비서 설정 전 (❌) | 비서 설정 후 (✓) |
|---|---|---|
| 사용자 입력 | "나는 경희대 학사팀 직원이야. 졸업요건 규정에 대해 질문할 건데, 항상 한국어로, 표 형식으로, 근거 조문을 포함해서 답변해줘. 복수전공자가 130 학점 미만이면 졸업 가능해?" |
"복수전공자가 130 학점 미만이면 졸업 가능해?" |
| 입력 분량 | 7 줄 (매번 반복) | 1 줄 (질문만) |
| AI 답변 품질 | 지시한 대로 답변하지만 매번 같은 설명을 반복해야 함 |
이미 알고 있는 맥락 기반으로 일관된 품질의 답변 자동 제공 |
설정 한 번으로 매번 5~10 줄의 반복 입력을 절약할 수 있습니다. 하루에 AI 를 10 번 사용한다면, 50~100 줄의 반복 입력이 사라지는 셈입니다. 이것이 AI 비서의 실질적 가치입니다.
AI 비서를 설정할 때 채워야 하는 정보는 크게 세 가지입니다. Chapter 1 에서 배운 프롬프트 4 요소(역할·맥락·조건·형식)를 "한 번만 저장하는 버전"이라고 생각하면 이해하기 쉽습니다.
| 요소 | 뜻 | 핵심 질문 | 예시 |
|---|---|---|---|
| ① 역할 정의 (Who) |
나는 누구인가 | 직위·부서·전공 등 기본 정보는? |
"경희대 호텔경영학과 교수, 관광 마케팅 전공" "경희대 학사팀 6 급 직원" "경영학과 3 학년 학생" |
| ② 업무 맥락 (Context) |
어떤 일을 하는가 |
주로 처리하는 업무·주제는? |
"매 학기 강의평가 분석, 논문 초록 영문 교정" "졸업요건 상담, 수강신청 규정 안내" "마케팅 과제, 기업 분석 레포트" |
| ③ 응답 규칙 (Rules) |
어떻게 답변해야 하는가 |
선호하는 형식·어조· 분량은? |
"항상 한국어, 표 형식, 500 자 이내" "근거 조문 포함, 공문서 어조" "친절한 설명, 예시 포함" |
Chapter 1 에서 배운 프롬프트 4 요소와 AI 비서 설정이 어떻게 연결되는지 정리합니다. 한마디로, AI 비서는 "매번 입력하던 프롬프트의 앞부분을 미리 저장해 두는 것"입니다.
| Chapter 1 프롬프트 4 요소 |
비서 설정 전 (매번 입력) |
비서 설정 후 (한 번만 저장) |
대화 시 입력 여부 |
|---|---|---|---|
| ① 역할 (Role) | "너는 학사팀 직원이야" | → 역할 정의에 저장 | 입력 불필요 ✓ |
| ② 맥락 (Context) |
"졸업요건 규정 기준으로" |
→ 업무 맥락에 저장 | 입력 불필요 ✓ |
| ③ 조건 (Constraints) |
"한국어, 표 형식, 근거 포함" |
→ 응답 규칙에 저장 | 입력 불필요 ✓ |
| ④ 형식 (Format) | (질문 내용) | (질문 내용) | 이것만 입력하면 됨 |
즉, Chapter 1 에서 매번 7 줄씩 쓰던 프롬프트의 ①②③이 비서 설정으로 이동하고, 여러분은 ④(실제 질문)만 입력하면 됩니다. 이것이 AI 비서의 본질입니다.
이 절에서는 대학 구성원이 실제로 필요한 AI 비서 유형별로, 3 가지 요소(역할·맥락·규칙)를 어떻게 채우면 좋은지 구체적인 예시를 제공합니다. Chapter 1~5 에서 직원/학생별 예시를 분리한 것과 동일한 구조입니다.
| 비서 유형 | ① 역할 정의 | ② 업무 맥락 | ③ 응답 규칙 |
|---|---|---|---|
| 학사팀 비서 |
경희대 학사팀 소속 졸업요건·수강신청 규정 상담 담당 |
학칙, 교무 규정, 수강신청 매뉴얼을 주로 참조함 |
한국어, 표 형식, 근거 조문 포함, 추측 금지 |
| 재정팀 비서 |
경희대 재정팀 소속 예산 편성·집행 관리 담당 |
예산 규정, 결산 자료, 정부 재정 지침을 주로 참조함 |
한국어, 데이터 기반, 수치 포함, 보고서 형식으로 출력 |
| 인사팀 비서 |
경희대 인사팀 소속 교직원 임용·복무 관리 담당 |
사립학교법, 근로기준법, 학교 인사 규정을 주로 참조함 |
한국어, 조문 인용, 절차 순서대로 정리, 모르면 모른다고 답변 |
| 기획팀 비서 |
경희대 기획처 소속 중장기 발전계획 KPI 점검 담당 |
대학 발전계획, 교육부 평가 지표, 벤치마킹 자료 참조 |
한국어, 보고서 형식, 데이터 기반 분석, 비교 표 포함 |
| 비서 유형 | ① 역할 정의 | ② 업무 맥락 | ③ 응답 규칙 |
|---|---|---|---|
| 연구 보조 비서 |
OO 학과 대학원생 석사 과정 논문 연구 중 |
논문 문헌 정리, 영문 초록 교정, 선행연구 분석 |
학술적 어조, APA 형식, 출처 없는 주장 금지 |
| 수업 보조 비서 |
OO 학과 교수 학부 강의 담당 기말시험 출제 |
강의자료 작성, 시험 문제 출제, 학생 질문 응대 |
학부생 수준, 친절한 어조, 예시 포함 |
| 학습 도우미 비서 |
OO 학과 3 학년 학생 전공 수업 수강 중 과제·시험 준비 |
수업 교재 기반, 전공 과제 작성, 시험 준비 도움 |
친절한 설명, 예시 포함, 답을 직접 주지 않고 힌트 |
| 취업 상담 비서 |
미래인재센터 취업 상담사 이력서 첨삭 담당 |
이력서·자기소개서 첨삭, 면접 준비, 직무 분석 |
업종별 맞춤 피드백, 구체적 개선점 제시, 격려하는 어조 |
| 호텔 전공 비서 |
호텔경영학과 4 학년 학생 졸업 논문 작성 중 |
호텔 산업 동향, OTA 리뷰 분석, 관광 마케팅 논문 |
학술적 어조, 한국어+영문 병기, 데이터 출처 포함 |
Chapter 1~5 에서 매 장마다 프롬프트의 핵심 요소를 정리한 것처럼, AI 비서 설정에도 5 가지 항목을 채우면 완성도가 올라갑니다. 앞서 다룬 3 요소(역할·맥락·규칙)를 더 세분화한 버전입니다.
| 항목 | 뜻 | 질문 | 예시 |
|---|---|---|---|
| ① 나의 역할 (Role) |
직위·부서·전공 기본 정보 |
나는 누구인가? | "경희대 총무팀 계약 담당 직원" "호텔경영학과 4 학년" |
| ② 업무 범위 (Scope) |
주로 처리하는 업무 유형 |
어떤 일을 주로 하는가? |
"조달 계약·물품 구매· 시설 관리" "졸업 논문·OTA 분석" |
| ③ 참고 지식 (Knowledge) |
자주 참조하는 규정·자료 |
어떤 자료를 주로 보는가? |
"국가계약법, 학교 내규, 조달청 기준" "해당 분야 주요 저널" |
| ④ 답변 형식 (Format) |
선호하는 출력 스타일 |
어떤 형태로 답변받고 싶은가? |
"한국어, 표 형식, 근거 조문 포함" "학술적 어조, APA 형식" |
| ⑤ 주의 사항 (Caution) |
꼭 지켜야 할 규칙 |
반드시 지키거나 하지 말아야 할 것은? |
"추측 금지, 모르면 모른다고 답변" "답을 직접 주지 않고 힌트" |
여섯 장에 걸쳐 배운 프롬프트 요소들이 어떻게 연결되는지 정리합니다. Chapter 6 의 비서 설정은 Chapter 1 의 프롬프트 4 요소를 "저장형"으로 전환한 것임을 확인하세요.
| 구분 | Ch.1 텍스트 |
Ch.2 이미지 |
Ch.3 영상 |
Ch.4 발표자료 |
Ch.5 심층 분석 |
Ch.6 AI 비서 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 요소 수 | 4 요소 | 5 요소 | 5 요소 | 5 요소 | 5 요소 | 5 항목 |
| ① 핵심 | 역할 | 주제 | 장면 | 주제 | 분석 대상 | 나의 역할 |
| ② | 맥락 | 스타일 | 동작 | 청중 | 분석 기준 | 업무 범위 |
| ③ | 조건 | 구도 | 카메라 | 구성 | 비교 범위 | 참고 지식 |
| ④ | — | 색감 | 분위기 | 디자인 | 분석 깊이 | 답변 형식 |
| ⑤ | 형식 | 용도 | 길이·형식 | 포함 요소 | 출력 형식 | 주의 사항 |
| 입력 방식 | 매번 입력 | 매번 입력 | 매번 입력 | 매번 입력 | 매번 입력 | 한 번 저장 |
마지막 행에 주목하세요. Chapter 1~5 는 "매번 입력"하는 프롬프트였지만, Chapter 6 의 AI 비서는 "한 번 저장"합니다. 이것이 이 장의 핵심적 차이입니다.
Chapter 2 에서 스타일 키워드를, Chapter 3 에서 카메라 키워드를, Chapter 4 에서 디자인 키워드를, Chapter 5 에서 범위·깊이 키워드를 정리한 것처럼, AI 비서 설정에서 자주 쓰이는 키워드를 정리합니다.
| 키워드 계열 | 키워드 예시 | 적합한 비서 유형 |
|---|---|---|
| 어조 지정 | "공식적 어조" "학술적 어조" "친절하고 쉬운 말로" "격려하는 톤" "간결하게" |
공문서 비서, 연구 비서, 학생 도우미, 상담 비서 |
| 형식 지정 | "표 형식" "번호 목록" "보고서 형식" "APA 형식" "마크다운" "요약+상세 구분" |
모든 비서에 적용 가능 |
| 분량 제한 | "500 자 이내" "A4 1 페이지" "핵심만 간단히" "상세하게" "항목당 3 줄 이내" |
보고서 비서, 요약 비서, 답변 길이 조절 |
| 금지 규칙 | "추측 금지" "확인되지 않은 정보 금지" "답을 직접 주지 말고 힌트" "모르면 모른다고 답변" |
법률 비서, 학습 도우미, 정확성이 중요한 업무 |
| 참조 지시 | "학칙 기준으로" "관련 법령 인용" "공식 통계만 사용" "교재 기반으로" "해당 저널 논문 참고" |
규정 비서, 연구 비서, 데이터 분석 비서 |
Chapter 2~5 에서 배운 수정 전략이 AI 비서 설정에도 동일하게 적용됩니다. 비서 설정은 한 번 만들면 끝이 아니라, 사용하면서 점점 다듬어 가는 것입니다.
| 문제 상황 | 원인 | 해결 방법 (설정 수정) |
|---|---|---|
| 답변이 너무 길다 / 너무 짧다 |
응답 규칙에서 분량을 지정하지 않았음 |
"500 자 이내" "핵심만 3 줄로" 등 구체적 분량 추가 |
| 어조가 맞지 않는다 (너무 딱딱/가벼움) |
어조를 지정하지 않았음 |
"공식적 어조" "친절한 설명" 등 어조 키워드 추가 |
| 엉뚱한 분야의 답변이 나온다 |
업무 범위가 너무 넓거나 모호 |
업무 범위를 구체적으로 좁히기 "졸업요건과 수강신청만" |
| 답변에 근거가 없다 |
참고 지식을 지정하지 않았음 |
"학칙 기준으로" "관련 법령 인용" 등 참조 지시 추가 |
| AI 가 아는 척하며 틀린 정보를 준다 |
주의 사항에 금지 규칙을 넣지 않았음 |
"모르면 모른다고 답변" "추측 금지" 추가 |
| 이전 설정이 잘 반영되지 않는다 |
설정 텍스트가 너무 길어 AI 가 전부 참조하지 못함 |
핵심 5 항목만 남기고 간결하게 정리 (A4 반 페이지 이내 권장) |
이제 직접 해볼 차례입니다. Chapter 1 에서 글을, Chapter 2 에서 이미지를, Chapter 3 에서 영상을, Chapter 4 에서 발표자료를, Chapter 5 에서 심층 분석을 만들었던 것과 같은 방식으로, 이번에는 나만의 AI 비서를 만듭니다.
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 과제 | 자신의 업무에 맞는 AI 비서를 설정하고, 실제 업무 질문으로 테스트해 보세요 |
| 설정 템플릿 | [① 역할] 경희대 OO 팀 직원 [② 업무] 규정 해석, 보고서 작성, 데이터 정리 [③ 참고] 학칙, 내규, 관련 법령 [④ 형식] 한국어, 표 형식, 근거 포함 [⑤ 주의] 추측 금지, 모르면 모른다고 답변 |
| 테스트 질문 예시 | "복수전공자 졸업 학점 기준이 어떻게 되지?" "이번 달 예산 집행률 보고 형식 잡아줘" "교원 재임용 심사 절차를 순서대로 정리해줘" |
| 시간 | 5 분 (설정 3 분 + 테스트 2 분) |
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 과제 | 자신의 연구 분야에 맞는 AI 비서를 설정하고, 연구 관련 질문으로 테스트해 보세요 |
| 설정 템플릿 | [① 역할] OO 학과 연구자 (전공: OO) [② 업무] 문헌 검토, 영문 교정, 연구 설계 [③ 참고] 해당 분야 주요 저널, 학위 논문 [④ 형식] 학술적 어조, APA 형식, 영한 병기 [⑤ 주의] 출처 없는 주장 금지, 최신 연구 우선 |
| 테스트 질문 예시 | "이 초록을 영문으로 교정해줘" "최근 5 년간 관광 마케팅 연구 트렌드를 정리해줘" "이 연구 설계의 타당성 위협 요인을 분석해줘" |
| 시간 | 5 분 (설정 3 분 + 테스트 2 분) |
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 과제 | 자신의 전공에 맞는 AI 비서를 설정하고, 학습 관련 질문으로 테스트해 보세요 |
| 설정 템플릿 | [① 역할] OO 학과 3 학년 학생 [② 업무] 과제 작성, 시험 준비, 개념 이해 [③ 참고] 수업 교재, 강의 노트 [④ 형식] 친절한 설명, 예시 포함, 단계별 안내 [⑤ 주의] 답을 직접 주지 말고 힌트, 스스로 생각하게 유도 |
| 테스트 질문 예시 | "SWOT 분석이 뭔지 쉽게 설명해줘" "호텔 서비스 품질 논문 구조를 어떻게 잡으면 좋을까?" "통계에서 p 값이 0.05 미만이면 무슨 뜻이야?" |
| 시간 | 5 분 (설정 3 분 + 테스트 2 분) |
AI 비서는 강력한 효율 도구이지만, 아래 사항을 기억해야 최대한 활용할 수 있습니다.
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 설정은 간결하게 |
AI 비서 설정 텍스트가 너무 길면 오히려 혼란을 줄 수 있습니다. A4 반 페이지(300~500 자) 이내로 핵심만 간결하게 작성하세요. "많이 쓸수록 좋다"가 아니라 "핵심만 쓸수록 좋다"입니다. |
| 업무별로 분리 설정 |
하나의 비서에 모든 업무를 담으려 하지 마세요. "학사 규정 비서", "공문서 작성 비서", "데이터 분석 비서"처럼 업무 유형별로 분리하면 각각의 정확도가 올라갑니다. |
| 주기적으로 업데이트 |
업무 범위가 바뀌거나, 참조 규정이 개정되면 비서 설정도 함께 수정하세요. 비서 설정은 "한 번 만들면 끝"이 아니라 "함께 성장하는 문서"입니다. |
| 민감 정보 주의 |
AI 비서 설정에 주민등록번호, 비밀번호, 미공개 인사 정보 등 민감한 개인정보를 넣지 마세요. AI 서비스에 입력된 정보는 서버에 전송됩니다. |
| 비서 답변도 검증 필요 |
비서 설정이 아무리 잘 되어 있어도, AI 의 답변은 "잘 훈련된 비서의 초안"입니다. 최종 확인·판단은 항상 사람의 몫입니다. |
| 동료와 설정 공유 |
같은 부서 동료와 비서 설정을 공유하면 부서 전체의 AI 활용 수준이 올라갑니다. 잘 만든 비서 설정은 "부서 공용 템플릿"이 될 수 있습니다. |
Chapter 1 부터 6 까지 배운 내용을 한눈에 정리합니다. 여섯 장이 어떻게 연결되고, 점점 확장되어 왔는지 확인해 보세요.
| 구분 | Ch.1 텍스트 |
Ch.2 이미지 |
Ch.3 영상 |
Ch.4 발표자료 |
Ch.5 심층 분석 |
Ch.6 AI 비서 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AI 에게 시키는 일 |
글을 쓰게 한다 |
이미지를 그리게 한다 |
영상을 만들게 한다 |
슬라이드를 구성하게 한다 |
자료를 찾아 분석하게 한다 |
나를 기억 하게 한다 |
| 프롬프트 요소 |
역할·맥락 조건·형식 (4 요소) |
주제·스타일 구도·색감 용도(5 요소) |
장면·동작 카메라·분위기 형식(5 요소) |
주제·청중 구성·디자인 포함요소(5) |
분석대상·기준 범위·깊이 출력형식(5) |
역할·범위 참고·형식 주의사항(5) |
| 비유 | 식당에서 주문하기 |
인테리어 의뢰서 |
영화 촬영 지시서 |
행사 기획서 |
컨설팅 의뢰서 |
업무 인수 인계 문서 |
| 핵심 전환 | — (시작) | 글→그림 | 정지→움직임 | 개별→통합 | 만들어줘→ 알아봐줘 |
매번 입력→ 한 번 저장 |
여섯 장의 여정을 돌아보면, 각 장마다 하나씩 새로운 "전환"이 있었습니다.
그리고 여섯 장을 관통하는 원칙은 여전히 하나입니다: "AI 에게 구체적으로 지시할수록, 원하는 결과에 가까워진다." Chapter 6 의 AI 비서는 이 원칙을 "매번 실천하는 수고"에서 "한 번만 실천하면 자동 적용"으로 바꿔준 것입니다.